Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Medevso is een handelsnaam van Inmeso Development, gevestigd in Nederland. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
Handelsnaam: Medevso (onderdeel van Inmeso Development)
Website: https://medevso.nl
E-mail: [email protected]

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Medevso verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Afhankelijk van de diensten die u afneemt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Identificatiegegevens:
• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam en functietitel
• Geslacht

Contactgegevens:
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens (indien relevant voor facturatie)

Financiële gegevens:
• Bankrekeningnummer (IBAN) voor facturatie
• BTW-nummer (bij zakelijke klanten)
• KvK-nummer

Technische gegevens:
• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Verwijzende URL
• Tijdstip van toegang
• Apparaatinformatie

Gebruiksgegevens:
• Paginabezoeken en klikgedrag op onze website
• Door u ingevulde formuliergegevens
• Communicatiegeschiedenis (e-mails, berichten)

Overige gegevens:
• Alle overige persoonsgegevens die u actief aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier, telefonisch of per e-mail

3. Doeleinden van de verwerking

Medevso verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

Dienstverleningsdoeleinden:
• Het afhandelen van uw contactaanvraag of offerte-aanvraag
• Het uitvoeren en beheren van de overeenkomst en onze dienstverlening
• Het communiceren over de voortgang van projecten
• Het verlenen van technische ondersteuning en support
• Het beheren van hosting- en onderhoudsdiensten

Administratieve doeleinden:
• Het versturen van facturen en het verwerken van betalingen
• Het bijhouden van onze financiële administratie
• Het voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen

Commerciële doeleinden (alleen met uw toestemming):
• Het verzenden van nieuwsbrieven of informatie over onze diensten
• Het doen van gerichte aanbiedingen op basis van uw interesses

Websiteverbetering:
• Het analyseren van websitegebruik om onze dienstverlening te verbeteren
• Het waarborgen van de veiligheid en integriteit van onze website
• Het oplossen van technische problemen

4. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG (artikel 6 lid 1):

Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a):
Wanneer u expliciet toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking, bijvoorbeeld het ontvangen van commerciële communicatie. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.

Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b):
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c):
Wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verwerken, bijvoorbeeld voor belastingaangiften of op basis van een gerechtelijk bevel.

Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f):
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals het verbeteren van onze dienstverlening, het beveiligen van onze systemen of het voorkomen van fraude. Hierbij maken wij altijd een afweging met uw belangen en fundamentele rechten.

5. Bewaartermijnen

Medevso bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Contactformuliergegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit
• Offertegegevens: 1 jaar na het uitbrengen van de offerte (indien niet geaccepteerd)
• Klant- en projectgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar na beëindiging
• Financiële en fiscale gegevens: 7 jaar na het boekjaar (wettelijke bewaarplicht op basis van de Algemene wet inzake rijksbelastingen)
• Websitestatistieken en logbestanden: maximaal 26 maanden
• Communicatiegeschiedenis: 5 jaar na het laatste contact
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of 1 jaar met uw toestemming

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw gegevens aantoonbaar verwijderd of geanonimiseerd.

6. Delen met derden

Medevso deelt uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze overeenkomst met u, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of met uw uitdrukkelijke toestemming.

Wij kunnen gegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

• Hostingproviders: voor het hosten van websites en applicaties
• Boekhoudsoftware: voor het verwerken van facturen en financiële administratie
• E-maildienstverleners: voor het versturen van e-mails en eventuele nieuwsbrieven
• Payment service providers: voor het verwerken van betalingen
• Overheidsinstanties: indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn

Met alle partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, om te zorgen voor een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw gegevens niet aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij hiervoor passende waarborgen zijn getroffen (zoals Standard Contractual Clauses of een adequaatheidsbesluit).

7. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw apparaat.

Voor uitgebreide informatie over ons cookiegebruik verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid, dat u kunt raadplegen op medevso.nl/cookies.

8. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage (artikel 15 AVG):
U heeft het recht om een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Recht op rectificatie (artikel 16 AVG):
U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

Recht op verwijdering (artikel 17 AVG):
U heeft het recht om in bepaalde gevallen te verzoeken dat wij uw persoonsgegevens wissen ('recht op vergetelheid').

Recht op beperking van verwerking (artikel 18 AVG):
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen te beperken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG):
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen en over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG):
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang.

Recht op intrekking van toestemming:
Indien een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek sturen naar [email protected]. Ter verificatie van uw identiteit kunnen wij u vragen om een kopie van een geldig identiteitsbewijs mee te sturen. Hierbij verzoeken wij u de pasfoto, het BSN en de MRZ (strook onderaan) zwart te maken ter bescherming van uw privacy.

Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op uw verzoek. In complexe gevallen kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd, waarover wij u tijdig informeren.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Medevso neemt de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, ongeoorloofde wijziging of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde verbindingen (TLS/SSL) voor alle dataoverdracht
• Sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie
• Regelmatige software-updates en beveiligingspatches
• Toegangscontrole op basis van het 'need-to-know'-principe
• Regelmatige back-ups van gegevens
• Beveiligde serveromgevingen
• Bewustwording en opleiding van medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging

Indien u vermoedt dat uw gegevens niet adequaat beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan onmiddellijk contact met ons op via [email protected].

10. Datalekken

In geval van een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens, conform artikel 33 AVG. Indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan eveneens onverwijld op de hoogte (artikel 34 AVG).

Wij houden een register bij van alle datalekken, inclusief de feiten omtrent het datalek, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Medevso maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming (waaronder profiling) die rechtsgevolgen heeft voor u of u op vergelijkbare wijze in aanmerkelijke mate treft.

12. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Indien u vermoedt dat wij zonder toestemming van een ouder of voogd persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op via [email protected], zodat wij de gegevens kunnen verwijderen.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Medevso behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Bij wezenlijke wijzigingen die van invloed zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij u hierover actief informeren.

14. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover eerst direct contact met ons op te nemen via [email protected]. Wij denken graag met u mee om tot een oplossing te komen.

Indien wij er samen niet uitkomen, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl